Quand un acheteur quitte l'entreprise

Un acheteur part. Son remplaçant reçoit un nouveau compte et reprend son portefeuille. Les décisions prises par l’acheteur qui part restent consultables. Cette page dit comment, et ce que la reprise ne fait pas.

Lire avant d'agir

Commencez par lire l’état en vigueur : le compte de la personne qui part est-il actif, quels fournisseurs tient-elle, y en a-t-il en attente d’affectation, et quel est l’identifiant exact du remplaçant.

Qui fait quoi

• Le responsable achats ou l’administrateur reprend le portefeuille (écran Portefeuilles). Un acheteur ne le peut pas : le refus est fait côté serveur.
• Le responsable achats (pour un acheteur) ou l’administrateur crée le compte du remplaçant et désactive l’ancien.

La procédure

1. Lire les comptes et le portefeuille de la personne qui part (portefeuille lister --acheteur …).
2. Créer le compte du remplaçant et lui remettre son code à usage unique (72 heures).
3. Prévoir en aperçu : portefeuille reaffecter --de … --vers … --apercu n’écrit rien. Il liste les fournisseurs qui changeraient de main, de qui vers qui, à quelle date d’effet, dit si le repreneur est accepté et rappelle ce qui ne bouge pas tout seul. Aucun motif n’est demandé pour l’aperçu.
4. Reprendre le portefeuille : écran Portefeuilles, carte de reprise en lot. Choisir celui qui part, celui qui reprend (la liste propose les comptes actifs qui ont le profil acheteur, y compris un compte tout neuf), la date d’effet et le motif, obligatoire (10 caractères au moins). L’écran affiche la liste des fournisseurs concernés avant la confirmation. Tout se fait en un seul bloc, qu’on peut défaire d’un bloc.
5. Transmettre les tâches saisies : la reprise propose au remplaçant les tâches saisies encore à faire de l’ancien titulaire. Pour les lui passer : taches transmettre --de … --vers … --motif … (avec --apercu pour voir sans écrire). Une opération, annulable d’un bloc.
6. Fixer l’objectif du remplaçant : celui de l’acheteur qui part n’est jamais transféré tout seul, il est signalé au responsable.
7. Vérifier : le remplaçant voit les fournisseurs, la personne qui part n’en tient plus.
8. Désactiver l’ancien compte.

Répartir le portefeuille par morceaux

Une réorganisation n’est presque jamais « tout à un seul » : les adhésifs vont à l’un, le reste à l’autre.

• À l’écran (Portefeuilles, carte « Passation partielle ») : choisir le portefeuille, puis les fournisseurs — un par un, ou par famille ou par société — puis le nouveau titulaire, et « Ajouter à la répartition ». Le tableau montre une ligne par fournisseur ; l’aperçu dit combien changent de titulaire et combien resteraient sans titulaire.
• En commande : portefeuille reaffecter --de … --fournisseurs A,B --vers …, ou une table (--table CSV ou JSON, --table-json) qui donne un repreneur par fournisseur ; --apercu n’écrit rien.
• Tout ou rien, un seul bloc : chaque ligne est jugée avant la moindre écriture et chaque repreneur est contrôlé comme plus haut. Une seule ligne refusée, rien n’est écrit ; sinon l’opération est unique et se défait d’un bloc, même quand les destinations diffèrent. Le passé reste à l’ancien titulaire.

Un fournisseur peut n’avoir aucun titulaire

Laisser un fournisseur sans affectation est permis (il suffit de choisir « Sans affectation », ou d’écrire sans_affectation dans une table) : ce n’est pas une erreur. Il n’est dans aucun portefeuille d’acheteur ; ses tâches et ses alertes de tarif reviennent au responsable achats. L’écran Portefeuilles le montre dans la section « Sans affectation ». Tant qu’il en reste, le responsable achats et l’administrateur reçoivent une alerte « N fournisseurs sans titulaire », avec la liste. Un compte acheteur qui ne tient encore aucun fournisseur est un compte normal.

Désactiver un compte qui tient encore des fournisseurs

L’écran Comptes avertit — combien de fournisseurs restent sans titulaire actif, et où les passer — sans jamais bloquer : un départ n’attend pas que tout soit préparé. Le compte et son historique sont conservés.

Ce que l’outil vérifie

Le repreneur est lu dans le registre des comptes au moment de l’opération. La reprise est refusée, avec son motif et sans rien écrire, si le compte n’existe pas, s’il est désactivé, si son profil ne tient pas de portefeuille (aujourd’hui : acheteur) ou si le motif est trop court. Il en va de même quand on affecte un seul fournisseur à un compte (dès qu’un registre des comptes existe).

Ce qui est conservé

Chaque fournisseur reçoit une nouvelle version d’affectation ; les anciennes ne sont ni modifiées ni effacées. Une économie ou une hausse constatée avant la date d’effet reste attribuée à l’acheteur qui tenait le fournisseur ce jour-là. L’historique de chaque fournisseur (qui, depuis quand, sur quel motif, par quel auteur) se relit toujours. Chaque tâche transmise garde aussi son historique : on voit qui la tenait avant.

Ce que la reprise ne fait pas

• Elle ne déplace pas toute seule les tâches saisies ni l’objectif : les tâches sont proposées puis transmises par une commande explicite, l’objectif est signalé au responsable. Les tâches calculées par l’outil suivent l’affectation en vigueur.
• Elle ne crée ni ne désactive aucun compte : c’est une autre opération, qui vous avertit si le compte tient encore des fournisseurs.
• La reprise en lot passe tout le portefeuille à un seul compte ; pour le répartir, utilisez la passation partielle.
• Elle ne gère pas l’absence temporaire (congés) : aucune délégation n’existe encore.

Combien de temps

Les affectations sont conservées sans purge automatique. Le journal technique, qui contient les actes sur les comptes, est conservé 12 mois. Les durées de conservation légale des décisions sont à confirmer avec le juridique. L’administrateur peut pseudonymiser un ancien salarié dont le compte est désactivé : ses décisions restent lisibles sous un alias.