Analyser une hausse, du fichier reçu au mémo

Un fournisseur vous envoie son nouveau tarif. Voici comment passer du fichier reçu à un mémo de négociation chiffré, dont chaque chiffre se défend. Les exemples viennent de la base de démonstration : fournisseurs et montants sont fictifs.

1. 1
   Déposer

   le fichier tel que reçu

2. 2
   Lire le compte rendu

   ce qui bloque, ce qui alerte

3. 3
   Valider clé et colonnes

   une fois par fournisseur

4. 4
   Arbitrer

   les rattachements incertains

5. 5
   Lire l’analyse

   la hausse qui compte

6. 6
   Exporter le mémo

   une page pour négocier

1. Déposer le tarif

Ouvrez Tarifs › Tarifs reçus. C’est une boîte de réception triée par enjeu, pas par date : chaque ligne dit en toutes lettres l’action qui vous attend.

12345

Tarifs reçus

Cliquez sur un numéro pour lire ce qu’il désigne.

1. Déposer un tarif — glissez le fichier du fournisseur. L’outil lit son nom pour proposer le fournisseur, la date d’application et la devise ; vous corrigez si besoin.
2. Les compteurs — tarifs en attente, arbitrages en file, impact déjà analysé, dépôts attendus non reçus.
3. Dépôt attendu non reçu — un fournisseur aurait dû envoyer son tarif : c’est votre relance.
4. Avancement — les six étapes du tarif ; l’étape en rouge est celle qui bloque.
5. Action attendue — le bouton ouvre directement l’étape à faire, avec le nombre de points bloquants dessous.

Note

Si une version du même tarif est déjà déposée pour la même date, le dépôt est refusé : pour la remplacer, cliquez « Remplacer la version du jour » et donnez un motif. Rien n’est remplacé en silence.

2. Lire le compte rendu

Dès le dépôt, l’outil produit un compte rendu. Sa première ligne dit quoi faire :

Verdict	Ce que ça veut dire
À corriger avant de poursuivre	au moins un point bloque : rien ne sera analysé tant qu’il subsiste.
À lire avant de poursuivre	il reste des alertes à acquitter, puis à décider.
Rien ne bloque	vous pouvez poursuivre ce tarif.

Les points d’attention sont dits en langage d’acheteur (par exemple : « ce tarif s’applique à une date déjà passée : vérifiez avec l’ERP ce qui a déjà été facturé sur la période »), avec le message exact du moteur dessous.

3. Valider la clé et les colonnes

Deux questions, à trancher une fois par fournisseur, puis mémorisées :

1. La clé unique d’une ligne : une référence seule suffit rarement (il faut parfois la largeur, l’entité ou le palier de quantité). L’outil propose, vous validez.

2. La correspondance des colonnes : l’outil reconnaît les intitulés en français, anglais, allemand, espagnol, italien et polonais. Vous confirmez ce qu’il a compris.

3. Le gabarit validé est versionné : le prochain tarif du même fournisseur passera tout seul. Si la structure du fichier change, l’outil le dit et propose une nouvelle correspondance.

Quand le fichier est ambigu (« 1,000 » vaut-il un ou mille ? un prix est-il « pour 100 » ? « 04/01 » est-il le 4 janvier ou le 1er avril ?), l’outil ne tranche pas en silence : il vous pose la question, avec les cellules concernées et les lectures possibles.

4. Arbitrer les rattachements

Chaque ligne du tarif doit être reliée à l’article de chaque ERP du groupe. Quand une référence peut correspondre à plusieurs articles, l’outil présente les candidats, ce qui les rapproche et ce qui les sépare. Trois gestes suffisent : valider, rejeter, reporter. Chaque décision est tracée à votre nom et s’annule.

5. Lire l’analyse

C’est ici que se trouve l’argent.

12345678

Analyse des variations

Cliquez sur un numéro pour lire ce qu’il désigne.

1. Action attendue — ici : lire l’analyse et exporter le mémo.
2. Les étapes du dossier — toutes cochées : le tarif est analysé.
3. Moyenne simple — la moyenne des variations, chaque référence pesant autant. C’est le chiffre que cite souvent le fournisseur.
4. Hausse pondérée — pondérée par vos volumes : ce que la hausse vous coûte vraiment. Elle dit quelle part des lignes elle couvre.
5. Impact annualisé — la hausse en euros sur un an, et le nombre de lignes en quarantaine.
6. Couverture — les lignes non pondérées et la raison (ici, des articles non rattachés à l’ERP) : elles ne sont jamais comptées pour zéro.
7. Quarantaine — les variations aberrantes sont isolées, à vérifier avant toute diffusion, jamais noyées dans la moyenne.
8. Concentration de l’impact — le Pareto : quelques références font l’essentiel de la hausse.

Pourquoi deux chiffres ?

La moyenne simple et la hausse pondérée ne disent pas la même chose. Une hausse forte sur des références que vous achetez peu pèse peu ; une petite hausse sur vos plus gros volumes pèse lourd. Essayez :

Moyenne simple ou hausse pondérée ?

Exemple fictif : modifiez les prix et les volumes pour voir les deux chiffres bouger.

Référence	Prix N-1 (€)	Prix N (€)	Volume annuel	Variation
A — gros volume				—
B — gros volume				—
C — peu acheté				—
D — peu acheté				—

Moyenne simple—ce que le fournisseur cite souvent

Hausse pondérée—ce que la hausse vous coûte vraiment

Impact annualisé—

Revenir à l’exemple

Dans cet exemple, le fournisseur peut annoncer « environ 10 % en moyenne » ; sur vos volumes, la hausse coûte un peu plus de 2 %. Inversez les volumes de A et de C pour voir le cas contraire : une moyenne modeste qui cache une forte hausse sur ce que vous achetez le plus.

Ce que vous trouvez aussi dans l’analyse

• Les classes ABC : vos références rangées par poids dans la dépense annuelle. Une référence dont la dépense est inconnue reste sans classe ; elle n’est jamais rangée en C par défaut.
• Le comparatif entre entités : le meilleur prix obtenu dans le groupe et l’écart de chaque site. C’est l’argument d’alignement.
• La hausse théorique par l’indice matière, quand une formule d’indexation est déclarée : si la hausse demandée dépasse ce que l’indice justifie, l’écart devient un argument chiffré.
• Chaque ligne se déplie jusqu’à la cellule du fichier d’origine.

6. Exporter le mémo de négociation

Le mémo de négociation tient en une page : les arguments, les chiffres, et la source de chaque chiffre. Le dossier de négociation complet y ajoute le bilan acheteur et la demande de reprise au fournisseur ; le bouton Produire le dossier génère le tout en une fois.

Avant d'envoyer

Relisez les lignes en quarantaine et le bandeau de couverture : ce sont les deux points qu’un fournisseur contestera en premier.

Et ensuite ?

Une fois le prix accepté, l’outil vérifie que le prix payé est bien le prix négocié : les écarts arrivent dans « Mes tâches » (première journée).